如何做好檔案檔案的歸檔整理工作

機關單位或者企業在長期的運轉中都會產生大量檔案，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費着我們的空間、時間和精力。對檔案檔案的歸檔整理，是一定週期後必不可少的工作，那麼，如何做好檔案檔案的歸檔整理工作呢？

操作方法

（01）將全部檔案收集起來。檔案歸檔工作是按一定週期進行的，可能是一年，也可能是一個季度，因此進行歸檔工作時，首先要以年或者季度爲單位，將所有檔案收集齊全，確保後期歸檔工作順利進行。

（02）按照相關章程進行篩選。一般來說，沒有當前和後期參考、使用或執行價值的檔案無需儲存，此類檔案可以首先剔除並進行銷燬，剩餘檔案則可根據本機關單位關於檔案歸檔管理的具體要求進行篩選。

（03）劃分類別和級別。篩選工作完成後，檔案管理人員可以先按照檔案所屬部門名稱進行橫向分類，再按照上下級的隸屬關係進行縱向排列，無法劃分級別的檔案，可酌情與本部門檔案並列歸檔。

（04）確定保管期限。凡是在本機關實體及其職能上能構成全局程度影響的檔案，均需要永久儲存，其餘歸檔檔案可根據其價值的影響時長及相關規章制度來預留足夠的保管期限，不可過早銷燬。

（05）修繕檔案內容。對於檔案中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要諮詢檔案來源處的同事，獲取正確內容並對檔案進行修補增刪，另外還需要規範檔案紙張大小及裝訂物以便儲存。

（06）對檔案進行編號。檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序將關聯緊密的紙質檔案先裝訂成一個基本單位，再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位，然後用歸檔章編號。

（07）裝盒並編制檢索目錄。按照檔案上歸檔章的資訊將所有檔案打印一份目錄，檔案依次裝盒，規範填寫檔案盒上各個項目並編號，編號要統一連貫，最後彙總所有檔案目錄，方便後期快速查閱檔案。