办公自动化之-通过Excel自动发送电子邮件

工作中经常碰到一边要在Excel中记录日常事项，一边又得重复的把这些事项通过邮件通知给合作客户，其他部门，供应商等。而且邮件所需格式与Excel记录格式又不一致，这样就得每天反复手工输入拷贝相关内容。烦，烦，烦!无聊，无聊，无聊！
怎么办呢，其实Excel是可以有特技的！Duang,Duang,Duang, 特技一键搞定你的烦恼。
让我们以常用的出货通知为例来感受非同一般的EXCEL邮件一键发送特技吧！

操作方法

（01）创建一个名字为“出货清单”Excel表单，先制作一个出货记录表格。您可按需要自行制作，做成一行一条目。在正常内容最后加一行用于选择是否需要自动发送邮件。

（02）再增加一个名字为"清单"的Excel表单。用于列举各项常用重复内容。例子中列举出货地址清单，联系人联系方式清单，还有料号清单。

（03）对各个清单定义范围。这里以PNlist 命名来定义举一例，各位可按需定义。料号清单范围定义 =清单!$G$2:OFFSET(清单!$G$1,COUNTA(清单!$G:$G)-1,0)COUNTA(清单!$G:$G) 是用于计算G列有多少行有内容，即有多少个P/N清单。 例子计算结果为4OFFSET($G$1,4-1，0）计算结果即为$G$4.所以PNlist 就被成功定义为=清单!$G$2:$G$4定义地址清单：Addresslist =清单!$A$2:offset($A$1,counta($A:$A)-1,1)定义联系人清单：Namelist =清单!$D$2:OFFSET(清单!$D$1,COUNTA(清单!$D:$D)-1,1)

（04）通过定义的清单来校验数据， 从而保证误输入。通过下来选择也可提高效率。

（05）新建一个名为“模板”的Excel表单，定义要通过邮件发送的内容的模板。后续会通过宏来拷贝模板，填充内容，调用outlook发送。注意。 模板请放在第一行以下，因为第一行会用与拷贝发送内容过来做转制。

（06）按如下图片步骤录制一个名为"shipment"的宏。宏的录制是录制单条操作的内容，操作内容根据自己需要按步骤录制。多条循环操作需稍微加几句代码。下一步骤会介绍。如下代码供参考：Sub shipment()' shipment arrangement'如下为录制内容Sheets("出货记录")ctRange("B3:I3")opyMode = Sheets("邮件模板")ctRange("A1")eSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone,SkipBlanks _:=False, Transpose:=FalseRange("G3:H12")opyMode = Range("A3")rt Shift:=xlDownRange("B3")opyMode = ulaR1C1 = "=R[-2]C[-1]"Range("B4")ulaR1C1 = "=R[-3]C[1]"Range("B5")ulaR1C1 = "=R[-4]C[2]"Range("B6")ulaR1C1 = "=R[-5]C"Range("B7")ulaR1C1 = "=R[-6]C[4]"Range("B8")ulaR1C1 = "=R[-7]C[5]"Range("B9")ulaR1C1 = "=R[-8]C[3]"Range("B10")ulaR1C1 = "=R[-9]C[6]"Range("B3:B10")eSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone,SkipBlanks _:=False, Transpose:=FalseRange("A1:H1")opyMode = rContentsSheets("出货记录")ctRange("J3")ulaR1C1 = "Closed"Range("A3:J3")ctRange("J3")vateWith ern = ernColorIndex = eColor = AndShade = ernTintAndShade = 0End With'如上为录制内容End Sub

（07）打开录制的宏添加循环代码。按图片步骤及语句在录制范围前后添加循环代码。Dim i As IntegerDim j As IntegerDim g As enUpdating = FalseSheets("出货记录")cti = 1j = tA(Range("A:A")) + 1g = 0'变量i 用于循环，变量j用于判断有多少行需要循环，变量g 用于邮件发送时定义有多少行需要发送For i = 1 To jIf Range("j" & i)e = "Y" Then'如下为录制内容-------------'如上为录制内容g = g + 1ElseEnd IfNext i

（08）录制范围部分代码需按图片更新成变量。

（09）再添加邮件发送代码，其中有定义一个名为的 RangetoHTML（）的函数。' 以下语段用于发送邮件Sheets("出货记录")ctIf g = "0" ThenMsgBox "No new shippment set to Y "Elseg = 10 * g + 2Dim OutApp As ObjectDim OutMail As ObjectDim MailBody As RangeSheets("邮件模板")ctSet MailBody = Range("A3:B" & g)Set OutApp = CreateObject("ication")Set OutMail = teItem(olMailItem)On Error Resume NextWith = " = "" = ""ect = "Shipment Arrangement"Format = Body =(MailBody)layEnd WithOn Error GoTo 0End IfSheets("出货记录")enUpdating = True

（10）RangetoHTML（）的函数 代码申明将如下代码拷贝粘帖到End Sub()之后Public Function RangetoHTML(rng As Range)Dim fso As ObjectDim ts As ObjectDim TempFile As StringDim TempWB As WorkbookTempFile = Environ$("temp") & "/" & Format(Now, "dd-mm-yy h-mm-ss") & ""Set TempWB = (1)With ts(1)s(1)eSpecial Paste:=s(1)eSpecial xlPasteValues, , False, s(1)eSpecial xlPasteFormats, , False, s(1)opyMode = FalseOn Error Resume ble = teOn Error GoTo 0End WithWith ( _SourceType:=xlSourceRange, _Filename:=TempFile, _Sheet:=ts(1), _Source:=ts(1)ess, _HtmlType:=xlHtmlStatic)ish (True)End WithSet fso = CreateObject("SystemObject")Set ts = ile(TempFile)AsTextStream(1, -2)RangetoHTML = eRangetoHTML = Replace(RangetoHTML, "align=centerx:publishsource=", _"align=left x:publishsource=")e savechanges:=FalseKill TempFileSet ts = NothingSet fso = NothingSet TempWB = NothingEnd Function

（11）代码完成。 只需创建一个按钮方便调用此宏即可。

（12）增加条目后把对应行内邮件通知列改成"Y",然后点“发送邮件”按钮即可弹出邮件并出货通知表单内更改状态。

特别提示

最好是有一定的VBA基础，没有就仔细看里面的公式就能明白什么意思。

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