如何在 Excel 中创建下拉列表

在 Microsoft Excel 数据表中创建下拉列表通常可以提高数据输入效率，同时将数据输入的范围限定到特定项目的集合，或仅限于下拉列表中所提供的数据。按照以下步骤，学习如何在 Excel 2013 和早期版本中创建下拉列表。

Excel 2013

（01）打开您要在其中创建下拉列表的 Excel 文档。

（02）打开 Excel 文档中的一张空白表格或新表格。

（03）键入您要在下拉列表中显示的所有项目。每个项目应当占据一个单元格的位置，所有项目在同一列中输入。例如，如要创建运动项目列表的下拉菜单，则在 A1 单元格中键入“棒球”，在 A2 单元格中键入“篮球”，在 A3 单元格中键入“足球”，依此类推。

（04）选中您刚才输入的要在下拉列表中显示的所有项目单元格。

（05）在单元格上直接单击右键，并选择“命名单元格区域”。

（06）在“名称”字段中为所有下拉列表项目键入一个名称，然后单击“确定”。此处选择的命名将仅供参考，并不会在 Excel 数据表中显示。

（07）在要显示下拉列表的数据表中直接点击一个单元格。

（08）单击“数据”按钮，选择“数据有效性”。将显示“数据有效性”菜单。

（09）单击“设置”选项卡，在“允许”下拉菜单中选择“序列”。

（10）点击“来源”框，键入等号，然后在等号后键入刚才您为下拉列表所选择的命名。例如，如果刚才将下拉项目命名为“运动”，则键入“=运动”。

（11）在“提供下拉箭头”旁边的复选框中打勾。

（12）如果允许用户在下拉列表中不选择任何项目，则在“忽略空值”旁边的复选框中打勾。

（13）单击“出错警告”选项卡。

（14）在“输入无效数据时显示出错警告”旁边的复选框中打勾。这样可以防止用户输入下拉列表中项目以外的任何数据。如果您允许用户在下拉列表中输入他们自己的数据，则不要勾选本字段的复选框。

（15）单击“确定”。现在，数据表中应该已经显示您的下拉列表了。

Excel 2010、2007 和 2003

（01）打开要创建下拉列表的 Excel 文件。

（02）打开 Excel 文档中的一张空白表格或新表格。

（03）键入您要在下拉列表中显示的所有项目。每个项目占一个单元格，所有项目在同一列中输入。例如，如要创建水果名称的下拉菜单，则在 A1 单元格中键入“苹果”，在 A2 单元格中键入“香蕉”，在 A3 单元格中键入“蓝莓”，依此类推。

（04）选中包含您刚才输入的所有下拉列表项目的单元格区域。

（05）单击 Excel 工具栏上的“名称”框，即公式栏左边的空白区域。

（06）在“名称”框中为下拉列表中的所有项目键入一个名称，然后按回车键。此处选择的命名将仅供参考，并不会在 Excel 数据表中显示。

（07）在要显示下拉列表的 Excel 文档的数据表中单击一个单元格。

（08）单击数据表中的“数据”选项卡，然后在“数据工具”群组中选择“数据有效性”。屏幕上会显示“数据有效性”对话框。

（09）单击“数据有效性”对话框中的“设置”选项卡。

（10）在“允许”下拉框中选择“序列”。

（11）点击进入“来源”字段，键入等号，然后在等号后键入刚才您为下拉列表所选择的命名。例如，如果下拉列表的名称为“水果”，则键入“=水果”。

（12）在“提供下拉箭头”字段旁边的复选框中打勾。

（13）如果允许用户在使用数据时，可不选择下拉列表中任何项目，则在“忽略空值”旁边的复选框中打勾。

（14）单击“出错警告”选项卡。

（15）在“输入无效数据时显示出错警告”旁边的复选框中打勾。此选项可以防止用户输入与下拉列表中项目不同的任何数据。如果允许用户在下拉列表中输入他们自己的数据，则请不要勾选本字段的复选框。

（16）单击“确定”。现在，数据表中应该已经显示您的下拉列表了。

特别提示

在键入下拉列表中所列表项目时，请按您希望其在下拉菜单中所显示的顺序键入。例如，按字母顺序键入条目，使用户更容易查找特定项目或值。

完成下拉列表创建后，请打开并查看下拉列表，确保输入的所有项目已恰当显示。在某些情况下，您可能需要拉宽单元格以全部显示所有项目。

如果数据表被保护或共享，或链接到“SharePoint”网站，则将无法访问“数据有效性”菜单。如果您的数据表存在上述任意情形，则请移除保护、取消共享，或从“SharePoint”网络取消链接，然后再次尝试访问“数据有效性”。